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業務名稱

采購退貨在當月

業務現狀

現狀：貨物已入庫，且在系統中錄入了“采購入庫單”及采購發票，但當月尚未在存貨核算模塊中進行月末處理即未跨月。經驗收后發現貨物存在質量問題，需要退貨。

背景知識：

按照當前稅法規定，購買方在未付貨款并且未做賬務情況下，須將原發票聯和抵扣聯主動退還銷售方。銷售方收到后，應在該發票聯和和稅款抵扣聯及有關的存根聯、記賬聯上注明“作廢”字樣，作為扣減當期銷項稅額的憑證，并依次粘貼在存根聯后面，下月領購專用發票時隨同其他專用發標存根聯一起提交稅務機關核查。銷貨方未收到購買方退還的的專用發票前，銷售方不得扣減當期銷售項稅額。

處理方法

1、   未錄入“采購發票”；如果是全部退貨，可刪除“采購入庫單”；如是部分退貨，可根據驗收合格的數量直接修改“采購入庫單”。

2、   已錄入“采購發票”但未進行手工賬務處理或在系統中未做結算；

如果是全部退貨，這時要分情況進行處理，

（1）         經與供應商協調可進行調換相同的貨物，且貨物很快到達，在系統中對已錄入的單據不做任何處理。如果貨物換貨周期較長，則將系統的采購入庫單及發票刪除，并將發票退回供應商，等貨物到達驗收合格后，再將相應入庫單及發票錄入系統進行相應賬務處理。

（2）         經協商調換不同的貨物，將系統的采購入庫單及發票刪除，并將發票退回供應商，等貨物到達驗收合格后，再將相應入庫單及發票錄入系統進行相應賬務處理。

（3）         不進行調貨處理，按照退貨對待，即將貨物全部退還給供應商。則將系統的采購入庫單及發票刪除，并將發票退回供應商，等貨物到達驗收合格后，再將相應入庫單及發票錄入系統進行相應賬務處理。

   如果是部分退貨，這時同樣要分情況進行處理

（4）         經與供應商協調可進行調換部分相同的貨物，且貨物很快到達，在系統中對已錄入的單所不做任何處理。如果貨物換貨周期比較長，則將系統的采購入庫單及發票全部刪除，視同全部貨物未驗收合格，并將發票退回供應商，等貨物到達驗收合格后，再將相應入庫單及發票錄入系統進行相應賬務處理。

（5）         經協商調換不同的貨物，將系統的采購入庫單及發票刪除，并將發票退回供應商，等貨物到達驗收合格后，再將相應入庫單及發票錄入系統進行相應賬務處理。因為調換不同的貨物，這時可能變成兩張或多張入庫單或發票。

（6）         不進行調貨處理，按照退貨對待，即將貨物全部退還給供應商。則將系統的采購入庫單及發票刪除，并將發票退回供應商，等貨物到達驗收合格后，再將相應入庫單及發票錄入系統進行相應賬務處理。

3、   當月已執行了采購結算。

（1）         若結算后的發票沒有付款，此時可取消采購結購結算，在按上述2的方法進行處理。

（2）         若結算后的發票已付款，最簡單的方法是在應付中取消付款核銷，再照3-1的方法進行處理。

（3）         已進行結算，且采購入庫單已經記賬，且生成了憑證。最簡單的方法是刪除憑證，最消結算，再照3-1的方法進行處理。

業務名稱

采購退貨跨月

業務現狀

貨物已入庫，且在系統中錄入了“采購入庫單”及采購發票，并在當月的存貨核算模塊中已進行了月末處理即已跨月。經驗收后發現貨物存在質量問題，需要退貨。

背景知識：

按照當前稅法規定，在購買方已付款，或者貨款未付但已做賬務處理。發票聯及抵扣聯無法退還的情況下，購買方必須取得當地主管稅務機關開具的進貨退出或索取折讓證明單，送交銷售方，作為銷售方開具紅字專用發票的合法依據。銷售方在未收到證明單以前，不得開具紅字專用發票；收到證明單后，根據退回貨物的數量/價款或折讓金額向購買方開具紅字專用發票。紅字專用發票的存根聯/記賬聯、作為銷售方扣減當期銷項稅額的憑證，其發票聯、稅款聯作為購買方扣減進項稅額的憑證。

購買方收到紅字專用發票后，應將紅字專用發票所注明的增值稅額從當期進項稅額中扣減。如不扣減，造成不納稅或少納稅的屬于偷稅行為。

如果是普通發票，則由購貨方財務出具貨物退回證明，并加蓋公章。

處理方法

1、   上月在采購系統中未錄入“采購發票”；則上月系統會自動將采購入庫單做暫估處理。如果本月全部退貨，在采購系統中做一張紅字采購退貨單并與相應的藍字采購入庫單做結算。生成如下紅字憑證 借：存貨科目  貸：材料采購 。如是部分退貨，先在系統中錄入一張全部貨物的退貨單，并進行結算。產生如下紅字憑證借：存貨科目 貸：材料采購。再將合格部分的存貨生成一張采購入庫單，存貨記賬后產生憑證  借：存貨科目 貸：材料采購。待發票到后，再進行結算。

2、   上月已進行采購結算，本月在材料領用過程中發現是由于供應商責任發現當時購入的貨物不合格，要求退貨，如果是全部退貨，這時要分情況進行處理，

a)          經與供應商協調可進行調換相同的貨物，為簡便起見無論貨物是否很快到達，在系統中均對已錄入的單據不做任何處理。但相應負責人一定要關注調換后的結果。

b)         若經協商調換不同的貨物，視為退貨進行處理。

c)          不進行調貨處理，按照退貨對待，即將貨物全部退還給供應商。無論退貨當月是否取得稅務機關的證明單，都要首先在采購系統中錄入一張相應的采購退貨單，以便賬實相符，記賬后生成紅字憑證 借：原材料 貸：材料采購 待發票到后錄入到系統成為紅字采購發票，再做結算，生成紅字憑證 借：材料采購 進項稅   貸：應付賬款 待合格的貨物到達驗收后，再進入采購流程。

3、   如果是部分退貨，這時同樣要分情況進行處理（可視為全部退貨處理）

4、   對退貨發票進行收款操作

在應付賬款系統中執行單據結算功能，進入“付款單”錄入界面，切換到收款單錄入界面，執行收款操作。核銷后生成憑證 借：現金類科目 貸：應付賬款

a)          若結算后的發票沒有付款，此時可取消采購結購結算，在按上述2的方法進行處理。

b)         若結算后的發票已付款，最簡單的方法是在應付中取消付款核銷，再照3-1的方法進行處理。

c)         已進行結算，且采購入庫單已經記賬，且生成了憑證。最簡單的方法是刪除憑證，最消結算，再照3-1的方法進行處理。